• Project Manager (PM) - Come vedi, quasi tutte le commesse consegnate sono andate in ritardo;
• Io - Ma come pianifichi i vari progetti?
• PM - Il commerciale butta dentro gli ordini e io cerco di portarli a termine, nel rispetto dei tempi di consegna e del budget. Ma come vedi, sono stati consegnati dopo la data prevista e sforando di brutto il budget;
• Io - Ho capito… ma, se te hai la capacità per 10 progetti l’anno, come è possibile consegnare nei tempi 23 commesse con le stesse date di consegna?

Sui metodi di gestione dei progetti e commesse (più noti come Project Management), c’è un gran caos: Scrum, Agile, Waterfall, Badabim, Bum e anche Bam. Tanti nomi fantasiosi di marketing, ma nessuno che rispetta i principi assoluti di funzionamento delle aziende.

Si vendono bene, ma non funzionano.

LE 5 CAUSE DEI PROGETTI IN RITARDO

Esistono vari motivi che determinano il ritardo delle consegne e gli extra-budget, ma i più importanti sono:

1) Le commesse vengono pianificate a capacità infinita

I progetti vengono pianificati dall’istante dell’ordine alla data di consegna con lead time generalmente standard, senza considerare la capacità dell’azienda. Equivale a chiedere all’imbianchino di verniciare 10 case contemporaneamente, tutte con la stessa data di consegna. Nemmeno lavorando di notte ce la farebbe.

Senza conoscere la risorsa strategica e la sua capacità, è impossibile rispettare questo principio e quindi consegnare nei tempi.

2) Multitasking selvaggio

Il parallelismo delle commesse causa il passaggio da un progetto all’altro. Ma il multitasking è ancora più subdolo: tra fasi, sulla stessa fase, tra singole attività, tra telefonate, e-mail, riunioni e notifiche dello smartphone.

Una tragedia per la produttività dei progetti.

3) Non ci sono protezioni contro la variabilità

Hai presente la cabinovia Apollonio-Socrepes prevista per le olimpiadi Milano-Cortina 2026? Non è mai stata consegnata.

La data di consegna era confermata, i contratti firmati, tutto bello. Ma la variabilità ha fatto un brutto scherzo e non ha permesso l’installazione nei tempi.

Tutto questo è evitabile con le adeguate protezioni contro la variabilità e un sistema di monitoraggio, in grado di anticipare il ritardo e intervenire tempestivamente con ampio margine di manovra.

L’alternativa è aspettare e sperare. Ma come è noto: “chi vive sperando, muore...”.

4) Le fasi non sono sincronizzate sulle attività che definiscono il lead time

Se dovessi identificare il male assoluto della gestione dei progetti è: ASAP. La prossima volta che sentirai/leggerai ASAP da qualche parte, fagli leggere questo articolo.

L’ASAP nasce quando non si conosce il percorso delle fasi che definiscono il tempo di progetto. Quindi, nel dubbio, si tende a chiudere tutto contemporaneamente con urgenza nella speranza di far avanzare anche la fase giusta.

Come dice un detto: “nel più ci sta il meno”.

Si, con capacità infinita (cioè, mai). No, con capacità finita (cioè, sempre).

Ancora una volta: efficienza locale causa inefficienza globale. Smetti di fare efficienza locale.

5) I progetti vengono svolti con specifiche parziali

Quante volte hai iniziato un’attività per poi scoprire (o già lo sapevi) che mancavano informazioni o materiali per il suo completamento?

Scommetto un scacco di volte.

Quanto fatturi se i tuoi progetti sono ammezzati e non consegnabili? Zero. Niente. Ovo (come si dice dalle mie parti).

Infatti, molti progetti vengono svolti con specifiche indefinite e incomplete. Questo comporta tanti semilavorati.

Con i semilavorati non ci si “mangia”.

SOLUZIONE

L’unico metodo in grado di rispondere a tutti questi problemi è il Critical Chain Project Management, praticamente ignoto in gran parte del mondo perché sotterrato da tutti gli altri fuffa-metodi con marketing eccellenti.

Questo metodo permette la gestione multi-progetto nel rispetto della capacità dell’azienda, avere un sistema di monitoraggio semplice ed efficace senza fronzoli, ma soprattutto, di evitare i problemi descritti in questo articolo.

L’applicazione di questo metodo nelle tue commesse (costruzione di macchinari, strutture, impianti, costruzioni, ecc.), sviluppi software (applicazioni, siti web, ecc.) o ingegneristici (strutturale, studi meccanici, ecc.), industrializzazioni di nuovi prodotti e revisioni, avviamento start-up, progetti di innovazione e R&D, o qualsiasi approccio richieda la gestione a progetto, ti permetterà di:

• rispettare le date di consegna e il budget;
• ridurre i lead time e i costi;
• ridurre le rilavorazioni e i difetti;
• avere una squadra di persone focalizzata sugli obiettivi comuni in modo semplice e visuale;
• eliminazione del caos e di ambienti caotici.

No software, no gestionali, no intelligenze artificiali/animali/aliene, ma solo un metodo efficace di Project Management.